Ghi tên “Cơ quan” trong biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử lý hành chính sao cho đúng?

Tên cơ quan trong biên biển vi phạm hành chính, quyế định xử phạt vi phạm hành chính hiện nay còn hướng dẫn khác nhau.

Theo Nghị định 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính,  có hướng dẫn ghi tên “Cơ quan” lập biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử lý vi phạm hành chính như sau: “Ghi theo hướng  của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (lưu ý: riêng đối với văn bản của UBND cấp xã thì phải ghi rõ cấp tỉnh, cấp huyện; UBND cấp huyện thì phải ghi rõ cấp tỉnh).

Ghi tên cơ quan trong biên bản vi phạm hành chính 

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (hết hiệu lực từ ngày 15/6/2020 do bị bãi bỏ bởi Thông tư 01/2020/TT-BNV) thì tại Điều 7 quy định:

1. Thể thức

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

(Các sai sót thường gặp trong xử lý vi phạm hành chính)

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

2. Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

(Hướng dẫn lập biên bản vi phạm hành chính chuẩn nhất)

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Như vậy, căn cứ vào hướng dẫn của Nghị định 81 thì đối với UBND các cấp thì không ghi theo hướng dẫn của Thông tư 01, còn đối với các cơ quan, đơn vị hành chính khác thì ghi theo hướng dẫn của Thông tư 01, tức là có cơ quan chủ quản.

Tuy nhiên, từ ngày 05/10/2017 Nghị định 97/2017/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 81/2013/NĐ-CP có hiệu lực thi hành thì cách ghi tên “cơ quan” trong biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử lý vi phạm hành chính lại có sự thay đổi, theo đó:

– Đối với  biên bản vi phạm hành chính: Tên “cơ quan” ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản. Như vậy, tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản ghi như thế nào cho đúng? ghi theo hướng dẫn của Thông tư 01 của Bộ Nội vụ hay theo hướng dẫn của từng ngành

– Đối với mẫu quyết định: Tên “cơ quan” Ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền ra quyết định. Trường hợp người ra quyết định là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thì ghi tên cơ quan theo hướng dẫn về thể thức của Bộ Nội vụ.

Như vậy, đối với Chủ tịch UBND thì ghi theo thể thức của Bộ Nội vụ, tức Thông tư 01/2011/TT-BNV, còn đối với các cơ quan hành chính khác như Phòng Tài nguyên Môi trường, Phòng Y tế, Phòng Quản lý đô thị lập biên bản thì ghi như thế nào cho đúng? Có ghi tên cơ quan chủ quản theo Thông tư 01 hay không? hay là chỉ ghi tên cơ quan lập biên bản là Phòng Tài nguyên Môi trường theo hướng dẫn của Nghị định 97? Nếu ghi tên cơ quan không thì sẽ không xác định được cơ quan đó thuộc đơn vị nào? ở đâu?

(Xem cách thức trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

Rất mong nhận được ý kiến trao đổi của bạn đọc về vấn đề này.

Rubi