Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những văn bản gì?

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục được hiểu kỹ là gì?

Trangtinphapluat.com, trả lời:

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính

Hồ sơ là gì?

Theo quy định tại Khoản 14, 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư thì:

“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Hồ sơ xử phạt gồm

Theo Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì hồ sơ xử phạt hành chính đối với trường hợp có lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính như sau:

Việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt  hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

(Hướng dẫn cách lập biên bản vi phạm hành chính chuẩn nhất)

Các tài liệu khác có thể là:

– Biên bản làm việc đối với các trường hợp quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính.

“1. Lập và chuyển biên bản vi phạm hành chính:

a) Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính.

Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền;

b) Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.

Biên bản làm việc quy định tại các điểm a và b khoản này là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính;”

– Biên bản giải trình theo Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, sửa đổi, bổ sung năm 2020, cụ thể:

Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều trang thì các bên phải ký vào từng trang biên bản. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.

Theo Khoản 3 Điều 17 Nghị định 118/2021/NĐ-CP thì Việc giải trình và xem xét ý kiến giải trình được thể hiện bằng văn bản và lưu trong hồ sơ xử phạt.

– Biên bản xác minh tình tiết vi phạm hành chính

+ Theo khoản 6 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 được sửa đổi, bổ sung theo Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật xử lý vi phạm hành chính 2020 thì: Trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 59 của Luật này để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.

+ Theo Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính như sau:

1. Khi xem xét ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết sau đây:

(Xem clip hướng dẫn hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính)

a) Có hay không có vi phạm hành chính;

b) Cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính, lỗi, nhân thân của cá nhân vi phạm hành chính;

c) Tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ;

d) Tính chất, mức độ thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra;

đ) Trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 65 của Luật này;

e) Tình tiết khác có ý nghĩa đối với việc xem xét, quyết định xử phạt.

Trong quá trình xem xét, ra quyết định xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt có thể trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định được thực hiện theo quy định của pháp luật về giám định.

2. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính phải được thể hiện bằng văn bản.

– Quyết định sửa đổi, bổ sung, văn bản đính chính quyết định hành chính: Theo Khoản 3 Điều 14 Nghị định 118/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định về Đính chính, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một phần quyết định trong xử phạt vi phạm hành chính, theo đó: Quyết định đính chính, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một phần quyết định được lưu trong hồ sơ xử phạt.

– Chứng từ thu, nộp tiền phạt và tiền chậm nộp phạt vi phạm hành chính: Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 118/2021/NĐ-CP: Chứng từ thu, nộp tiền phạt, tiền chậm nộp phạt vi phạm hành chính phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

– Thông báo về thời gian cưỡng chế vi phạm hành chính; thông báo nhận lại tài sản trong trường hợp cá nhân/ tổ chức không nhận tài sản không thuộc đối tượng bị cưỡng chế theo Nghị định 166/2013/NĐ-CP về cưỡng chế vi phạm hành chính

(Trường hợp nào được sửa đổi, bổ sung quyết định xử phạt vi phạm hành chính)

–   Các loại tài liệu khác có thể là: biên bản bàn giao hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính, niêm yết quyết định xử phạt, biên lai thu tiền phạt, biên bản bàn giao, niêm yết quyết định cưỡng chế (trường hợp họ không chấp hành), giấy mời làm việc với đối tượng, biên lai gửi các biên bản, quyết định xử phạt qua đường bưu điện, văn bản đôn đốc các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính…. Các hồ sơ này phải được đánh bút lục theo số thứ tự 1,2 ,3 để thuận lợi cho việc tra cứu.

Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Vì sao phải lưu trữ hồ sơ xử phạt?

Mục đích của việc quy định hồ sơ xử phạt hành chính nhằm thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ xử phạt hành chính, phục vụ cho sau này như dùng để làm căn cứ bồi thường, hỗ trợ đất đai, nhà ở khi nhà nước thu hồi đất hoặc làm cơ sở để truy cứu trách nhiệm hình sự…

Và Luật Xử lý vi phạm hành chính, tại Khoản 10 Điều 12 quy định những hành vi bị nghiêm cấm thì: Cấm Giả mạo, làm sai lệch hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính, hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân làm sai lệch hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính sẽ bị xem xét xử lý kỷ luật theo quy định tại Nghị định 19/2020/NĐ-CP về kiểm tra và xử lý kỷ luật trong quá trình xử lý vi phạm hành chính.

(Các sai sót thường gặp trong xử phạt vi phạm hành chính cần biết để tránh)

Một số trường hợp cần có hồ sơ xử phạt hành chính

+ Trong lĩnh vực đất đai:

Đối với trường hợp thu hồi đất do vi phạm pháp luật về đất đai theo Điểm a, g Khoản 1 Điều 64 Luật Đất đai 2013 thì: Nhà nước thu hồi đất  trong trường hợp:

– Sử dụng đất không đúng mục đích đã được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng đất và đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng đất không đúng mục đích mà tiếp tục vi phạm. 

– Người sử dụng đất không thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và đã bị xử phạt vi phạm hành chính mà không chấp hành…

Như vậy, để thực hiện được thu hồi đất do vi phạm pháp luật đất đai thì phải có hồ sơ chứng minh đã bị xử phạt vi phạm hành chính.

+ Trong lĩnh vực hình sự

Trong các tội xâm phạm chế độ hôn nhân gia đình quy định tại các Điều 181, 182, 183, 185, 186 đều có quy định tình tiết “Đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm”, do đó cần phải có hồ sơ xử phạt hành chính để chứng minh.

Tóm lại hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính bắt buộc phải có biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan ở đây gồm: Biên bản bàn giao biên bản vi phạm hành chính, biên bản bàn giao quyết định xử phạt hành chính, quyết định cưỡng chế, biên bản bàn giao quyết định cưỡng chế, biên bản làm việc, biên bản xác minh tình tiết vi phạm, biên bản bàn giao biên bản xác minh…

rubi