Văn bản chỉ có dấu treo có được chứng thực bảo sao?

 Văn bản của cơ quan nhà nước chỉ có dấu treo hoặc dấu giáp lai hoặc không có dấu chỉ có chữ ký có chứng thực sao y bản chính được không?

Trangtinphapluat.com trả lời như sau:

1. Quy định về dấu treo

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì giấy tở làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

(Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng toàn bộ hay một phần văn bản?)

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Và theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư (nay là Nghị định 30/2020/NĐ-CP) thì văn bản phát hành đi phải:

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Văn bản đóng dấu treo vẫn chứng thực bản sao

Như vậy, văn bản phát hành đi phải có chữ ký và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì văn bản có chữ  ký của người có thẩm quyền nhưng người đó lại không đại diện cho cơ quan nên không đóng dấu mà chỉ đóng dấu treo và văn bản này được xem là bản chính và được chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể:

Theo Khoản 4 Điều 5 của Nghị định 81/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 97/2017/NĐ-Cp thì:  Quyết định giao quyền quy định tại Điều 54, khoản 2 Điều 87 và khoản 2 Điều 123 Luật xử lý vi phạm hành chính phải xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn giao quyền. 

Quyết định giao quyền phải được đánh số, ghi rõ ngày, tháng, năm, trích yếu, ký và đóng dấu; trường hợp cơ quan, đơn vị của người giao quyền không được sử dụng dấu riêng, thì đóng dấu treo của cơ quan cấp trên. 

Phần căn cứ pháp lý ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính của cấp phó được giao quyền phải thể hiện rõ số, ngày, tháng, năm, trích yếu của quyết định giao quyền.” 

2. Văn bản chỉ có dấu giáp lai, có chữ ký

Theo như phân tích ở trên thì văn bản phải có chữ ký, có dấu, văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai, hoặc có phụ lục đính kèm thì phải đóng dấu giáp lai, do đó văn bản chỉ có dấu giáp lai mà không đính kèm theo văn bản chính, cũng như văn bản chỉ có chữ ký và quên (chưa) đóng dấu thì không được xem là bản chính để chứng thực (trừ một số văn bản của nước ngoài chỉ có chữ ký hoặc đóng dấu thì vẫn chứng thực).

Tóm lại, văn bản phát hành đi được xem là hợp lệ khi có chữ ký và đóng dấu của cơ quan phát hành văn bản, đối với phụ lục kèm theo quyết định thì phải đóng dấu giáp lai với quyết định thì mới được xem là bản chính và được chứng thực bản sao từ bản chính. Trong một số trường hợp như chiến sĩ công an xử phạt vi phạm hành chính, ủy quyền xử phạt vi phạm hành chính thì người có thẩm quyền xử phạt, người ủy quyền không được đại diện cơ quan nhưng có thẩm quyền xử phạt thì khi xử phạt không đóng dấu cơ quan vào chữ ký mà đóng dấu treo vào văn bản thì văn bản đó có giá trị pháp lý, được xem là bản chính và có thể chứng thực bản sao giống bản chính.

Phương Thảo