Hướng dẫn lập biên bản vi phạm hành chính theo Nghị định 118

BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH (chọn và ghi thông tin cho phù hợp với thực tế của vụ việc)

Ví dụ:

BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH về hành vi xây dựng nhà ở không phép

Về lĩnh vực xây dựng

(Ghi tên lĩnh vực quản lý nhà nước  theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020).)

Hôm nay, hồi…. giờ …. phút, ngày …./…./…… tại⁽³⁾ ………………………………………………………

+ Trường hợp lập biên bản ngay tại thời điểm phát hiện ra hành vi vi phạm thì địa điểm lập biên bản là nơi xảy ra hành vi vi phạm.

Ví dụ: Vào lúc 8h ngày 01/01/2024, người có thẩm quyền phát hiện hành vi xây dựng không phép và lập biên bản luôn tại thời điểm đó, thì địa điểm là nơi xây dựng không phép

Hôm nay, hồi.8 giờ 00 phút, ngày 01/01/2024 tại hiện trường vi phạm, thửa đất số 01, tờ bản đồ số 2, thôn/tổ dân phố …xã, phường….

• Bộ Tư pháp giải đáp về lập biên bản vi phạm hành chính theo Nghị định 118

+ Trường hợp không lập biên bản tại thời điểm phát hiện ra hành vi có dấu hiệu vi phạm thì địa điểm lập biên bản là trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác.

Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do.

Lý do lập biên bản tại <trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản/địa điểm khác:>(*)  tại thời điểm phát hiện hành vi người vi phạm không có mặt; hoặc đang lúc trời mưa to, gió lớn không lập biên bản được…

Căn cứ:⁽⁴⁾  Ghi đầy đủ các căn cứ của việc lập biên bản. Ví dụ: Biên bản làm việc; Biên bản kiểm tra; Biên bản thanh tra; Kết luận kiểm tra; Kết luận thanh tra; Kết quả ghi nhận của phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ được sử dụng để phát hiện vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 64 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020); Tài liệu khác

Chúng tôi gồm:

1. Người có thẩm quyền lập biên bản:

Họ và tên: ……………………………………… Chức vụ: …………………………

Cơ quan: ………………………………………………………………………………………………………

Người có thẩm quyền lập biên bản gồm: 

+ Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính.

Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền;

+ Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.

2. Với sự chứng kiến của: ^{ít nhất một người chứng kiến xác nhận việc cá nhân, tổ chức vi phạm không ký vào biên bản}

<Họ và tên>(*): ……………………………………………. Nghề nghiệp: ……………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………..

Hoặc <Họ và tên>(*): …………………………………………… Chức vụ: …………………………….

Cơ quan: ………………………………………………………………………………………………………

3. Người phiên dịch:

<Họ và tên>(*): ……………………………………………. Nghề nghiệp: ……………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………..

• Hướng dẫn ghi quyết định xử phạt vi phạm hành chính chuẩn nhất

Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với <ông (bà)/tổ chức>(*) có tên sau đây:

<1. Họ và tên>(*) …………………………………………. Giới tính: ……………………

Ngày, tháng, năm sinh:…./…./…. Quốc tịch: ……………………..

Nghề nghiệp: …………………………………………………………………………………………………

Nơi ở hiện tại: ……………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………..

Số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………;

ngày cấp: …./…./…….; nơi cấp: …………………………..

* Cá nhân vi phạm bao gồm: Cá nhân, Hộ kinh doanh, hộ gia đình, cộng đồng dân cư vi phạm hành chính bị áp dụng mức phạt tiền đối với cá nhân vi phạm hành chính. Người đại diện của hộ kinh doanh, chủ hộ của hộ gia đình, người đứng đầu của cộng đồng dân cư chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hành chính cho hộ kinh doanh, hộ gia đình, cộng đồng dân cư

* Lưu ý: Trường hợp chưa xác định được đối tượng vi phạm hành chính thì lập biên bản làm việc trước để xác minh thông tin đối tượng vi phạm rồi đã lập biên bản vi phạm hành chính. Trường hợp người vi phạm đã chết thì cần xác định người thừa kế quyền và nghĩa vụ, trường hợp xác minh không có người thừa kế thì gạch chéo phần thông tin người vi phạm, chi chú đã chết không có người thừa kế

<1. Tên của tổ chức>(*); ………………………………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………………..

Mã số doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………………..

Số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động:

………………………………………  ; ngày cấp: …/…./…….; nơi cấp: …………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật:(6) ……………………………………… Giới tính: ……………………..

Chức danh:⁽⁷⁾ ………………………………………………………………………………………………….

* Cách xác định đối tượng vi phạm là tổ chức

• Tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Là pháp nhân theo quy định của pháp luật dân sự hoặc các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật;

+ Hành vi vi phạm hành chính do người đại diện, người được giao nhiệm vụ nhân danh tổ chức hoặc người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của tổ chức và hành vi đó được quy định tại nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước.

• Cách xác định vi phạm của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vi phạm hành chính trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền của pháp nhân, tổ chức hoặc theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của pháp nhân, tổ chức, thì đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính là pháp nhân, tổ chức đó và bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức phạt áp dụng đối với tổ chức về những hoạt động do chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của pháp nhân, tổ chức đó thực hiện.

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của pháp nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính không thuộc phạm vi hoặc thời hạn được pháp nhân, tổ chức ủy quyền hoặc không theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của pháp nhân, tổ chức, thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức phạt áp dụng đối với tổ chức về những hoạt động do chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện.

2. Đã có các hành vi vi phạm hành chính:⁽⁸⁾

Mô tả vụ việc; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm,… hành vi vi phạm cụ thể. Đối với vi phạm trên biển cần ghi rõ tên tàu, công suất máy chính, tổng dung tích/trọng tài toàn phần, địa điểm xảy ra vi phạm thuộc nội thủy/lãnh hải/vùng tiếp giáp lãnh hải/vùng đặc quyền kinh tế/thềm lục địa/các đảo thuộc chủ quyền, quyền chủ quyền, quyền tài phán quốc gia của Việt Nam và tọa độ (vĩ độ, kinh độ), hành trình của tàu

Ví dụ: Vào lúc, 8h30 ngày 02/01/2024, tại thửa đất số 01, tờ bản đồ 02, thôn A, xã B, ông Nguyễn Văn A đã có hành vi tự ý chuyển mục đích sử dụng đất từ đất….

(Lưu ý: Trong trường hợp không thể xác định được phần mô tả thời gian thực hiện hành vi vi phạm (chú thích số 8 của Mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP), người có thẩm quyền cần ghi rõ nội dung “Không xác định được thời gian xảy ra vi phạm”.)

Cụ thể, hiện trạng: rộng, dài, diện tích vi phạm là…., trên đất có công trình đang xây dựng….

3. Quy định tại:⁽⁹⁾

Điểm, khoản Điều của Nghị định 91/2019/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trên lĩnh vực đất đai

4. <Cá nhân/tổ chức>(*) bị thiệt hại (nếu có): Trường hợp này có người bị thiệt hại thì ghi, không có thì thôi

5. Ý kiến trình bày của <cá nhân/người đại diện của tổ chức>(*) vi phạm: Nội dung này ghi theo lời trình bày của cá nhân, tổ chức vi phạm, do người lập biên bản ghi

6. Ý kiến trình bày của đại diện chính quyền, người chứng kiến (nếu có):

Nội dung này ghi theo lời trình bày của chính quyền địa phương, người chứng kiến, do người lập biên bản ghi

7. Ý kiến trình bày của <cá nhân/tổ chức>(*) bị thiệt hại (nếu có):

8. Chúng tôi đã yêu cầu <cá nhân/tổ chức>(*) vi phạm chấm dứt ngay hành vi vi phạm.

Lưu ý đối với các biện pháp ngăn chặn cần ghi đúng theo Điều 119 Luật Xử lý vi phạm hành chính

Điều 119. Các biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính

Trong trường hợp cần ngăn chặn kịp thời vi phạm hành chính hoặc để bảo đảm việc xử lý vi phạm hành chính, người có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp sau đây theo thủ tục hành chính:

1. Tạm giữ người;
2. Áp giải người vi phạm;
3. Tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề;
4. Khám người;
5. Khám phương tiện vận tải, đồ vật;
6. Khám nơi cất giấu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính;
7. Quản lý người nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam trong thời gian làm thủ tục trục xuất;
8. Giao cho gia đình, tổ chức quản lý người bị đề nghị áp dụng biện pháp xử lý hành chính trong thời gian làm thủ tục áp dụng biện pháp xử lý hành chính;
9. Truy tìm đối tượng phải chấp hành quyết định đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc trong trường hợp bỏ trốn.

10. <Quyền và thời hạn giải trình>(*) (12): Trong thời hạn <02 ngày làm việc – đối với giải trình trực tiếp/05 ngày làm việc đối với giải trình bằng văn bản>(*) kể từ ngày …./…./….. lập biên bản này, ông (bà)(13) ………………………………………. là <cá nhân /người đại diện của tổ chức>(*) vi phạm có quyền gửi <văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp/văn bản giải trình>(*) (14) đến (15) …………………………………………… để thực hiện quyền giải trình.

11. Yêu cầu ông (bà)(13) là <cá nhân/người đại diện của tổ chức>^(*) vi phạm có mặt vào hồi …. giờ …. phút, ngày …./…./……, tại ⁽¹⁶⁾ địa điểm dự kiến làm việc, ví dụ: trụ sở UBND xã A, thôn A, ,,, để giải quyết vụ việc.

Biên bản lập xong hồi …. giờ …. phút, ngày …./…./…… , gồm …. tờ, được lập thành …. bản có nội dung và giá trị như nhau; đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe, công nhận là đúng và cùng ký tên dưới đây; giao cho ông (bà)⁽¹³⁾…. là <cá nhân/người đại diện của tổ chức>(*) vi phạm 01 bản hoặc cha mẹ/người giám hộ của người chưa thành niên vi phạm 01 bản, 01 bản lưu hồ sơ.

<Trường hợp cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm không ký biên bản vi phạm hành chính>

Lý do ông (bà) ⁽¹³⁾ ………………………………………………………….  <cá nhân/người đại diện của tổ chức>(*) vi phạm không ký biên bản: .Ghi rõ lý do không ký biên bản là do không có mặt tại hiện trường, không phối hợp ký biên bản…

• Biên bản vi phạm hành chính phải gửi cho người vi phạm?

<Trường hợp người chứng kiến/đại diện chính quyền cấp xã không ký xác nhận việc cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm không ký biên bản vi phạm hành chính>

Lý do ông (bà) ⁽⁵⁾ ……… ..<người chứng kiến/đại diện chính quyền cấp xã> không ký xác nhận: .. Ghi rõ lý do chính quyền địa phương hoặc người chứng kiến không ký biên bản.

Trường hợp cả người vi phạm, chính quyền địa phương cấp xã, người chứng kiến không ký biên bản mà có ghi rõ lý do thì biên bản vi phạm hành chính vẫn có giá trị thi hành, là căn cứ ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

• Mẫu biên bản về việc không nhận biên bản vi phạm hành chính
• Xử lý hành vi cản trở lập biên bản xác minh tình tiết vi phạm hành chính

<In ở mặt sau>^(**) Biên bản đã giao trực tiếp cho <cá nhân/người đại diện của tổ chức>(*) vi phạm vào hồi…. giờ …. phút, ngày …./…./……

(Lưu ý: khi giao biên bản cho cá nhân, tổ chức vi phạm thì ở mặt sau biên bản phải ghi rõ thời giờ nhận biên bản; trường hợp họ không nhận thì thực hiện gửi biên bản vi phạm hành chính qua đường bưu điện như gửi quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính.)

NGƯỜI NHẬN BIÊN BẢN

(Ký, ghi rõ họ và tên)