Trang chủ / BÀI VIẾT HAY / Tư pháp / Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước?

Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước?

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước có nhiều hình thức sao văn bản như: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mỗi hình thức sao van bản quy định về thẩm quyền, trình tự và thể thức khác nhau.

1. Bản sao y bản chính, Bản trích sao, Bản sao lục

1.1. Về khái niệm

Theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư thì:

– Bản sao y bản chínhlà bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

– Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

Phân biệt sao y bản chính, chứng thực bản sao từ bản chính
Các hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước

– Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

1.2. Thể thức bản sao

– Theo quy định tại Khoản 2 ĐIều 11 Nghị định 110/2010/NĐ-CP thì hình thức sao gồm: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

+ Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này (Nghị định 110/2014/NĐ-CP) có giá trị pháp lý như bản chính.

+ Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều 11 Nghị định 110, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

– Và để hướng dẫn nội dung trên tại Điều 16 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì hình thức sao thực hiện như sau:

+ Hình thức sao

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư 11/2011/TT-BNV

1.3. Kỹ thuật trình bày

Theo Điều 17 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì kỹ thuật trình bày bản sao như sau:

– Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư 01/2011/TT_BNV (Phụ lục III).

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

– Kỹ thuật trình bày bản sao

+ Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này (Thông tư 11/2011/TT-BNV).

1.4. Về thẩm quyền ký bản sao

Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 110 về công tác văn thư, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng không quy định rõ thẩm quyền ký bản sao y bản chính, bản trích sao, bản trích lục. Tuy nhiên, căn cứ vào hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và khái niệm của 3 hình thức bản sao trên thì có thể hiểu cơ quan nào có bản chính thì có thẩm quyền ký sao y bản chính, trích sao, sao lục.

(Sao y bản chính cần quy định cụ thể thẩm quyền ký)

2. Sao từ sổ gốc

2.1. Về khái niệm

Theo quy định tại Điều 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch thì:

– Cấp bản sao từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

– Sổ gốc: là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2.2.Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Theo Điều 4 của Nghị định 23 thì thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

– Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

2.3. Hình thức cấp bản sao từ sổ gốc

Theo khoản 2 Điều 17 nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

3. Chứng thực bản sao từ bản chính

3.1. Về khái niệm

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2, ĐIều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

chứng thực bản sao từ bản chính
chứng thực bản sao từ bản chính

– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3.2. Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

So với các hình thức sao y bản chính, trích sao, sao lục, sao từ sổ gốc thì hình thức sao y bản chính có sự khác biệt cơ bản về thẩm quyền.

Các hình thức sao y bản chính, trích sao, sao lục thì thẩm quyền cấp là cơ quan có bản chính. Còn sao từ sổ gốc thì phạm vi hẹp hơn, chỉ cơ quan nào có sổ gốc mới được sao. Còn riêng với chứng thực bản sao từ bản chính thì chỉ có cơ quan được quy định cụ thể tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP mới có thẩm quyền chứng thực như: Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Tổ chức hành nghề công chứng. 3 cơ quan này mới có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

(Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng toàn bộ hay một phần văn bản?)

Như vậy, có tổng cộng 5 hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mặc dù thẩm quyền, hình thức, thủ tục sao có khác nhau nhưng điểm chung của các hình thức bản sao này là đều có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các giao dịch.

Phương Thảo

Tác giả Nguyễn Quốc Sử

Blog chia sẻ thông tin pháp luật - Tư vấn pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, đất đai, xây dựng; tư vấn lĩnh vực dân sự, hôn nhân gia đình... - Quảng cáo trực tuyến: Textlink, bài viết quảng cáo... Liên hệ: kesitinh355@gmail.com. Điện thoại: 0935634572

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *