Hướng dẫn mới nhất về đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu

I. Ngày 11/12/2020, Cục Hộ tịch – Quốc tịch – Chứng thực Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 1214/HTQTCT-HT về việc hướng dẫn nghiệp vụ, theo đó hướng dẫn cụ thể việc đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu, bổ sung hộ tịch….

1. Về việc tiếp nhận hồ sơ
Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 04/2020/TT-BTP thì: Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó. Việc ký xác nhận không nhất thiết phải ký đầy đủ trên các trang của văn bản nhưng có thể đóng dấu giáp lai (nếu có) hoặc ký tắt trên các trang, đồng thời người tiếp nhận phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của bản chụp so với bản chính.
2. Về việc đăng ký khai tử
Khoản 1 Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể việc đăng ký khai tử cho người chết đã lâu không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử, đề nghị Sở Tư pháp chủ động chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đúng theo quy định nêu trên, không áp dụng Công văn số 1727/HTQTCT-HT ngày 27/12/2016.

Như vậy, đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ:hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ….), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

(Tổng hợp điểm mới của Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch)
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.

Mới cập nhật ngày 24/12/2023 theo tài liệu tổng kết công tác năm 2023 của Bộ Tư pháp

Đề nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể các trường hợp đăng ký khai tử cho những người chết đã lâu; các trường hợp người dân Việt Nam di cư sang Camphuchia sinh sống và chết tại Campuchia; các vấn đề đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Campuchia và theo cha, mẹ về Việt Nam nhưng cha, mẹ là người không quốc tịch hoặc không có giấy tờ gì để xác định nhân thân… (UBND tỉnh Tây Ninh).

Trả lời:

– Về nguyên tắc, khoản 1 Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể việc đăng ký khai tử cho người chết đã lâu không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử, do đó đề nghị Sở Tư pháp chủ động hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đúng theo quy định nêu trên.

Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ….), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không cung cấp được các giấy tờ, tài liệu nêu trên thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền từ chối giải quyết việc đăng ký khai tử.

– Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư số 02/2016/TTLT-BNGBTP ngày 30/6/2016 thì Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài. Do đó, đề nghị địa phương kiểm tra, xác minh thông tin và thực hiện theo quy định.

Trường hợp, đương sự thuộc diện người di cư tự do từ Campuchia về theo Tiểu Đề án 2, việc giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch được thực hiện đối với trường hợp người di cư tự do theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

– Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Campuchia và theo cha, mẹ về Việt Nam nhưng cha, mẹ là người không quốc tịch hoặc không có giấy tờ gì để xác định nhân nhân.

Để bảo đảm quyền được đăng ký khai sinh của trẻ, UBND cấp xã nơi trẻ cư trú phối hợp với cơ quan công an xác minh, làm rõ thông tin về việc nhập cảnh của trẻ và cha, mẹ (nhập cảnh với ai, giấy tờ sử dụng để nhập cảnh, thời gian nhập cảnh…), việc cư trú thực tế của trẻ.

Nếu kết quả xác minh cho thấy trẻ em nhập cảnh về Việt Nam không qua các cửa khẩu biên giới, không sử dụng giấy tờ hợp lệ để nhập cảnh, không có giấy tờ gì do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp hợp lệ ghi thông tin về nhân thân thì UBND cấp xã nơi trẻ cư trú yêu cầu cha/mẹ có văn bản cam đoan: (i) Về việc cha/mẹ của trẻ là công dân nước ngoài, (ii) Việc trẻ chưa được đăng ký khai sinh, xác định quốc tịch tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc cơ quan có thẩm quyền Việt Nam. Sau đó, thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ theo diện trẻ chưa xác định được cha/mẹ theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015, phần khai về người cha/mẹ và quốc tịch của trẻ tạm thời để trống, ngày tháng năm sinh, nơi sinh của trẻ được xác định theo thông tin trong Giấy chứng sinh do cơ quan có thẩm quyền của Campuchia cấp (trường hợp không có Giấy chứng sinh thì ghi văn bản cam đoan của cha/mẹ), phần ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau Giấy khai sinh ghi “trẻ sinh ở nước ngoài, chưa có cơ sở xác định cha/mẹ, quốc tịch”.

3. Về việc bổ sung thông tin hộ tịch
Theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật hộ tịch thì bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký. Do vậy, đối với trường hợp biểu mẫu giấy tờ hộ tịch có phần ghi về thông tin hộ tịch nhưng còn để trống (bao gồm cả giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016) thì cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết yêu cầu bổ sung thông tin hộ tịch cho người dân nếu có giấy tờ, tài liệu hợp lệ chứng minh (trừ trường hợp yêu cầu bổ sung thông tin quốc tịch Việt Nam).
Đối với giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016, theo quy định tại khoản 1
Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 thì giấy tờ hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật hộ tịch có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành. Do đó, trường hợp giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016 mà không có phần ghi về một số thông tin hộ tịch so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành thì không có cơ sở để giải quyết yêu cầu bổ sung thông tin hộ tịch.
4. Về việc đăng ký lại khai sinh
Khoản 4 Điều 9 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định: Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Việc cơ quan công an cấp nào có thẩm quyền xác minh, đề nghị Sở Tư pháp
chủ động trao đổi với Công an thành phố phối hợp hướng dẫn địa phương giải quyết.
5. Về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch
Đối với trường hợp Sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi, đề nghị Sở Tư pháp hướng
dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đúng theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Thông tư số 04/2020/TT-BTP. Trường hợp thông tin hộ tịch trong Sổ hộ tịch hoặc bản sao trích lục hộ tịch không thống nhất với các giấy tờ khác của công dân thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn người dân thực hiện cải chính hộ tịch nếu có căn cứ xác định có sai sót trong quá trình đăng ký hộ tịch.

Tải Công văn số 1214/HTQTCT-HT về việc hướng dẫn nghiệp vụ

II. Ngày 15/12/2020, Cục Hộ tịch – Quốc tịch – Chứng thực Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 1216/HTQTCT-CT về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, theo đó hướng dẫn cụ thể việc chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ như sau: 

Theo Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc quán triệt thực hiện một số quy định về chứng thực, việc thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: cam đoan chưa kết hôn với ai (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh… Mặc dù những giấy tờ này không thuộc quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là
giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”… thì cơ quan thực hiện chứng thực sẽ không thực hiện chứng thực chữ ký trên các giấy tờ có nội dung như trên, mà phải thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.
Đối với Tờ khai quan hệ thừa kế, nếu nội dung chỉ thể hiện tài sản thừa kế và các hàng thừa kế với mục đích khai thừa kế, không có nội dung là sự kiện hộ tịch thì cơ quan thực hiện chứng thực có thể xem xét chứng thực chữ ký đối với văn bản này để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi tham gia các giao dịch.

Tải Công văn số 1216/HTQTCT-CT

III. Về thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch

Theo Công văn số 1218/HTQTCT-CT Ngày 15/12/2020 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực thì:

Về thủ tục chứng thực chữ ký người dịch Khoản 1 Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch”.
Như vậy, những giấy tờ, văn bản không phải là bản chính (như văn bản do cá nhân tự lập, bài báo, tạp chí…) vẫn được thực hiện dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Khi giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra nếu văn bản được dịch không thuộc trường hợp quy định tại Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện đối chiếu chữ ký mẫu của cộng tác viên dịch thuật hoặc yêu cầu người dịch ký trước mặt (đối với trường hợp không phải là cộng tác viên) và chuyển người thực hiện chứng thực ký chứng thực.

Tải Công văn số 1218/HTQTCT-CT