Kỹ năng tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo của đại biểu HĐND

Trangtinphapluat.com tổng hợp, giợi thiệu tới bạn đọc Kỹ năng tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo của đại biểu hội đồng nhân dân các cấp.

1. Kỹ năng phân loại đơn

          Thông qua các hoạt động, người đại biểu sẽ nhận được nhiều đơn thư của công dân thông qua nhiều kênh. Theo quy định của pháp luật, đối với đại biểu dân cử các cấp không có chức năng giải quyết đơn mà có chức năng chuyển cho các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền giải quyết. Để xử lý đơn thư chính xác theo quy định của pháp luật và theo chức năng nhiệm vụ của đại biểu trong lĩnh vực giám sát giải quyết khiếu nại, tố cáo và thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền, đại biểu cần có bước phân loại các loại đơn thư nhận được. Việc phân loại và xử lý đơn thư giúp đại biểu phân định được hình thức, nội dung, thẩm quyền giải quyết để việc chuyển đơn được thực hiện chính xác và nhanh chóng.

          Có nhiều cách phân loại đơn, dựa trên các tiêu chí khác nhau. Có thể gợi ý để đại biểu có thể phân loại đơn theo các tiêu chí sau:

          1.1 Phân loại đơn dựa vào điều kiện theo quy định của pháp luật

            Theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo, Luật Tiếp Công dân, các Nghị định hướng dẫn thi hành và đặc biệt là tại điểm a, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra Chính phủ thì:

          * Đơn đủ điều kiện xử lý phải đáp ứng các điều kiện sau đây :

          – Đơn dùng chữ viết là tiếng Việt và được người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ, tên, địa chỉ, chữ ký hoặc điểm chỉ của người viết đơn;

          – Đơn khiếu nại phải ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị khiếu nại, nội dung, lý do khiếu nại và yêu cầu của người khiếu nại;

          – Đơn tố cáo phải ghi rõ nội dung tố cáo; cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị tố cáo, hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo;

          – Đơn kiến nghị, phản ánh phải ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh;

            – Đơn chưa được cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận đơn xử lý theo quy định của pháp luật hoặc đã được xử lý nhưng người khiếu nại, người tố cáo được quyền khiếu nại, tố cáo tiếp theo quy định của pháp luật.

(Tải slide tuyên truyền Luật Tố cáo năm 2018)

          * Đơn không đủ điều kiện xử lý

          – Là đơn không đáp ứng các yêu cầu tại điểm a khoản này;

            – Đơn đã được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong đó đã gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc đúng người có thẩm quyền giải quyết;

            – Đơn đã được hướng dẫn một lần về cùng nội dung;

          – Đơn khiếu nại không do người có quyền, lợi ích hợp pháp chịu tác động trực tiếp bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính; đơn được người khiếu nại ủy quyền cho người khác khiếu nại nhưng việc ủy quyền đó không đúng quy định của pháp luật; đơn do người khiếu nại không đủ năng lực hành vi theo quy định của pháp luật mà không có người đại diện hợp pháp; đơn khiếu nại đã được giải quyết lần 2 và việc giải quyết đó là đúng pháp luật; đơn khiếu nại đang được TAND có thẩm quyền thụ lý giải quyết hoặc đã giải quyết.

          – Đơn tố cáo giấu tên, mạo tên; đơn tố cáo đã được cơ quan có thẩm quyền xác minh, kết luận mà người tố cáo không cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ mới; đơn tố cáo mà thực chất là việc khiếu nại đã được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giải quyết đúng pháp luật nhưng việc giải quyết đó không theo ý muốn chủ quan của họ nên tiếp tục gửi đơn với nội dung tố cáo cấp trên bao che cho cấp dưới giải quyế không đúng pháp luật.

          1.2 Phân loại đơn theo thẩm quyền

          Sau khi tiếp nhận các đơn đủ điều kiện xử lý, đại biểu đọc kỹ nội dung. Cùng với đó, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định của pháp luật đại biểu tiến hành phân loại đơn theo thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, tổ chức như sau:

– Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước.

– Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan quyền lực nhà nước.

– Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan tiến hành hoạt động tố tụng, thi hành án;

– Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo.

 1.3 Phân loại theo nội dung đơn

Đại biểu có thể phân loại đơn theo các nội dung:

– Đơn khiếu nại;

– Đơn tố cáo;

– Đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo;

– Đơn có nhiều nội dung khác nhau: Vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, vừa kiến nghị phản ánh.

1.4 Phân loại theo số lượng người khiếu nại, người tố cáo, người phản ánh, kiến nghị.

– Đơn có họ, tên, chữ ký của một người;

– Đơn có họ, tên, chữ ký của nhiều người.

1.5 Phân loại theo giấy tờ, tài liệu kèm theo đơn thư

– Đơn có kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc;

– Đơn không kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc.

2. Kỹ năng phân tích, nghiên cứu đơn

          Sau khi đã xử lý sơ bộ số đơn thư gửi tới, đại biểu cần nghiên cứu kỹ nội dung đơn thư, thu thập đầy đủ thông tin để chuyển đến đúng cơ quan, người có thẩm quyền. Công việc này được thực hiện các các bước như sau:

          Bước 1: Đọc lướt một lần đơn thư để tóm tắt nội dung, đối tượng bị khiếu nại, tố cáo và thời gian, thời hạn giải quyết.

          Bước 2: Trên cơ sở có thông tin tóm tắt, đại biểu đọc kỹ đơn và ghi ra những thông tin cần thiết. Đây là bước tìm hiểu cụ thể vấn đề, vì thế đại biểu cần ghi chép một cách chi tiết, đầy đủ các thông tin thu nhận được, ngay cả đối với những thông tin trong tài liệu kèm theo. Ở bước này đại biểu cần đọc đi đọc lại nhiều lần, phân tích thông tin ở nhiều góc cạnh khác nhau; xác định thông tin chủ chốt. Đồng thời, đại biểu cần tìm được mục đích yêu cầu của người gửi đơn là gì. Bởi vì cách trình bày, diễn đạt của công dân thường thiếu tính logic hoặc nhiều nội dung nhưng không phân định cụ thể, như vừa khiếu nại, vừa tố cáo, vừa kiến nghị phản ánh…

          Bước 3: Sau khi nghiên cứu kỹ đơn thư và các tài liệu kèm theo, đại biểu cần xây dựng hồ sơ vụ việc bao gồm: Nội dung vụ việc; những căn cứ, bằng chứng hợp pháp; những thông tin, tài liệu, chứng cứ cần bổ sung hoặc cần xác minh; các cá nhân tổ chức cần gặp để đề nghị hỗ trợ cung cấp thông tin; dự kiến các phương án giám sát, thời gian thực hiện, điều kiện đảm bảo giám sát…

          Tại bước này, đại biểu cần tập hợp tài liệu, văn bản QPPL liên quan đến việc giám sát vụ việc khiếu nại, tố cáo. Lưu ý về hiệu lực của văn bản phải đảm bảo quy định; các tài liệu liên quan phải rõ nguồn gốc, có giá trị pháp lý.

          Bước 4: Trên cơ sở xem xét nội dung đơn thư và tài liệu liên quan, đại biểu tiến hành phân tích, thẩm tra, xác minh những vấn đề nêu trong đơn. Qua đó, giúp đại biểu hiểu được nguyên nhân khách quan và chủ quan của vụ việc. Đây là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng phức tạp, do đó dại biểu có thể tham khảo ý kiến các chuyên gia và đề nghị Văn phòng hỗ trợ để thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác. Trường hợp cần thiết có thể thuê cơ quan chuyên môn giám định các chứng cứ.

          Bước 5: Dựa vào kết quả của việc nghiên cứu nội dung đơn thư, hồ sơ tài liệu liên quan, đại biểu xác định xem vấn đề đại biểu đang theo dõi có cần phải chuyển dến cơ quan chức năng hay không?. Nếu cần thì chuyển đến cơ quan nào?. Khi xác định chính xác nội dung, thẩm quyền giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo đại biểu thực hiện việc chuyển đơn thư. Việc chuyển đơn thư được thực hiện bằng hình thức công văn.                                                                                                                                  

3. Kỹ năng giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo

          Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo là lĩnh vực vô cùng phức tạp và nhạy cảm liên quan đến việc giải quyết mối quan hệ giữa nhà nước với công dân. Do vậy muốn giám sát có hiệu quả đòi hỏi người giám sát phải am hiểu pháp luật, có kinh nghiệm, có đạo đức, có phẩm chất tốt luôn có thái độ thận trọng, trách nhiệm.

          Chuẩn bị giám sát việc giải quyết khiếu nại (một đơn khiếu nại quyết định giải quyết của cơ quan có thẩm quyền):

          Đây là một bước vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của việc giám sát giải quyết khiếu nại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Để làm tốt bước này phải nghiên cứu sơ bộ về nội dung vụ việc khiếu nại, tố cáo. Sau khi nghiên cứu, người nghiên cứu phải rút ra được một số nội dung chi tiết như sau:

          – Nội dung đơn khiếu nại vấn đề gì, quan hệ pháp luật nào điều chỉnh…

          – Việc giải quyết thuộc thẩm quyền của cấp nào? Đã được giải quyết chưa? Nếu đã được giải quyết rồi thì không đồng ý ở điểm nào, nội dung nào? Có chứng cứ nào khác so với chứng cứ mà cấp có thẩm quyền đã thu giữ xác minh có được? Những chứng cứ người khiếu nại đưa ra đã được cấp có thẩm quyền xem xét, đánh giá trong quá trình giải quyết không?

            – Để làm công tác nghiên cứu hồ sơ đại biểu Hội đồng nhân dân nếu thấy cần thiết thì gặp trực tiếp người khiếu nại, tố cáo, người bị khiếu nại tố cáo và những cá nhân có liên quan để thu thập thêm thông tin, tài liệu, chứng cứ, hồ sơ.

          Kết thúc việc nghiên cứu sơ bộ đại biểu HĐND phải đưa ra được báo cáo tóm tắt khiếu nại tố cáo để làm căn cứ cho việc có ra quyết định giám sát việc giải quyết khiếu nại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay không.

          * Thực hiện quyền giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

1. Giám sát thời hạn giải quyết khiếu nại:

          – Về thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý giải quyết. Đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại có thể kéo dài  hơn nhưng không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý giải quyết. Đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại mỗi lần tiếp theo không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Đối với những vụ phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 70 ngày kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

          – Thời hạn giải quyết tố cáo: Hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào về thời hạn tố cáo có nghĩa là pháp luật không hạn chế về thời gian tố cáo nếu công dân phát hiện ra những việc làm họ cho rằng vi phạm pháp luật thì đều có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết. Tuy nhiên thời hạn giải quyết của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền phải tuân theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Đối với những tố cáo không thuộc thẩm quyền thì chậm nhất trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được phải chuyển đơn tố cáo hoặc bản ghi lời tố cáo và các tài liệu, chứng từ liên quan cho người có thẩm quyền giải quyết.

1. Giám sát về thẩm quyền giải quyết khiếu nại:

          Thẩm quyền giải quyết khiếu nại tố cáo phải căn cứ vào luật khiếu nại tố cáo, thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo được phân định như sau:

          – Thẩm quyền Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người có trách nhiệm do mình trực tiếp quản lý.

          – Chủ tịch UBND cấp huyện giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, giải quyết khiếu nại mà Chủ tịch UBND cấp xã, Thủ truởng cơ quan thuộc UBND cấp huyện đã giải quyết nhưng còn khiếu nại.

          – Chủ tịch UBND cấp tỉnh giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, giải quyết khiếu nại mà Chủ tịch UBND cấp huyện đã giải quyết nhưng còn có khiếu nại; giải quyết khiếu nại mà giám đốc sở hoặc cấp tương đương thuộc UBND cấp tỉnh đã giải quyết nhưng đượng sự còn khiếu nại mà nội dung thuộc phạm vi quản lý của UBND cấp tỉnh; quyết định này là quyết định giải quyết khiếu nại cuối cùng.

          Ngoài ra còn thẩm quyền giải quyết khiếu nại của thủ trưởng các cơ quan chuyên môn theo quy định của luật khiếu nại, tố cáo.

1. Giám sát thẩm quyền giải quyết tố cáo:

          Luật khiếu nại, tố cáo có quy định tố cáo hành vi vi phạm pháp luật mà người bị tố cáo thuộc quyền quản lý của cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan, tổ chức đó có trách nhiệm giải quyết.

1. Giám sát nội dung giải quyết khiếu nại, tố cáo các cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

          Đây là khâu rất quan trọng đòi hỏi đại biểu HĐND muốn giám sát đạt hiệu quả cao phải nắm vững các kiến thức pháp lý. Trên cơ sở hồ sơ đã có cần phải nghiên cứu một cách khoa học, nắm chắc nội dung đơn khiếu nại, tố cáo:

            – Xác định rõ nội dung khiếu nại, tố cáo từ đó xác định các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước điều chỉnh các quan hệ pháp luật trong đơn khiếu nại, tố cáo. Từ đó xem xét việc vận dụng các văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết việc khiếu nại, tố cáo này có phù hợp với nội dung khiếu nai, tố cáo chưa?

          – Nghiên cứu kỹ các biên bản xác minh của cơ quan có thẩm quyền (xác minh, làm việc) đối với nguyên đơn và bị đơn và tổ chức, cá nhân có liên quan để tìm ra những mâu thuẫn, cách giải quyết mâu thuẫn của cơ quan có thẩm quyền.

          – Xem xét, nghiên cứu việc đánh giá chứng cứ của nguyên đơn và bị đơn, tổ chức và các nhân có liên quan đã khoa học chưa?

Đã đúng quy định của pháp luật không? Việc chấp nhận và không chấp nhận các chứng cứ đã chặt chẽ chưa?

1. Giám sát quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

          – Về thể thức của Quyết định đã đúng thể thức văn bản theo quy định chưa và có đúng về thẩm quyền ban hành không?

          – Về nội dung: Đưa ra được kết luận đúng hay sai về nội dung sự việc từ đó có biện pháp giải quyết khôi phục quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

          – Công bố quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo cho cá nhân, tổ chức có liên quan bằng các hình thức phù hợp.

4. Một số vấn đề về nâng cao hiệu quả giám sát giải quyết khiếu nại, tố cáo

          Thứ nhất, đối với đại biểu dân cử, việc đầu tiên cần quan tâm là nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm của mình trong công tác giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đại biểu cần xác định rõ vai trò, vị trí là người đại diện cho cử tri. Vì vậy cần tập trung lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và cả những bức xúc, oan ức của người dân. Khi người dân gặp khó khăn, đại biểu cần phải là điểm tựa, là cầu nối của nhân dân, giúp người dân bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của mình.

          Thứ hai, để thực hiện được công việc giám sát, đặc biệt là giám sát về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, đại biểu cần nỗ lực trau dồi kỹ năng, kiến thức về giám sát nói chung, lĩnh vực khiếu nại, tố cáo nói riêng. Đại biểu cần tận dụng mọi cơ hội để có thể nâng cao kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Song song với việc bồi dưỡng, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao chuyên môn và năng lực về giám sát khiếu nại, tố cáo cho đại biểu và cho CBCC Văn phòng giúp việc cho đại biểu trên lĩnh vực này.

          Thứ ba, các cơ quan có thẩm quyền cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện cơ chế phối hợp tiếp công dân và giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân giữa các cơ quan dân cử, các dại biểu dân cử với UBMTTQVN. Tăng cường trách nhiệm tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của thủ trưởng cơ quan hành chính các cấp, nhất là trong giải quyết khiếu nại, tố cáo đông người, phức tạp.

          Thứ tư, Văn phòng cần bố trí CBCC tham mưu công tác tiếp công dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo phải đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. Những CBCC này phải là những người có đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về pháp luật, có đủ năng lực để hướng dẫn, giải thích chính sách, pháp luật cho người dân, đồng thời tham mưu tốt việc đôn đốc, giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo.

          Bên cạnh đó, cần thu hút người dân tham gia vào côngt ác giám sát khiếu nại, tố cáo. Những thông tin của quần chúng sẽ rất có ích cho đại biểu trong quá trình thực hiện chức năng giám sát. Hơn nữa, thực tế cho thấy nhiều vụ việc vi phạm pháp luật khi có sự phát hiện, trợ giúp của quần chúng nhân dân thì việc phát hiện, xử lý cũng sẽ thuận lợi hơn.

          Kết luận: Có thể nói, việc giám sát giải quyết khiếu nại, tố cáo là công việc nhạy cảm, liên quan đến nhiều lĩnh vực đòi hỏi giám sát phải có kiến thức am hiểu tường tận trên các lĩnh vực của pháp luật, đồng thời phải có kinh nghiệm thực tế dày dặn cùng với sự tận tâm với cử tri, với công việc. Bên cạnh đó, việc giám sát giải quyết khiếu nại, tố cáo của đại biểu dân cử còn là công việc hữu ích góp phần đảm bảo quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức, cơ quan, qua đó duy trì việc ổn định xã hội, đảm bảo nhà nước của dân, do dân, vì dân, tăng cường niềm tin của nhân dân đối với Đảng và Nhà nước.

Theo tài liệu tập huấn của HĐND tỉnh Quảng Nam năm 2016