Một số quy định mới về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, hợp đồng

          Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có hiệu lực từ ngày 10/4/2015 thì sẽ có nhiều thay đổi về thẩm quyền chứng thực, cụ thể như sau:

1, Về phạm vi điều chỉnh

bổ sung quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Về giải thích từ ngữ:

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. So với Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì khái niệm bản sao bị thu hẹp, bỏ quy định bản in, bản viết tay.

3. Về giá trị pháp lý của bản sao:

Nghị định 79 quy định bản sao có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các giao dịch, còn Nghị định 23 bổ sung thêm quy định trừ trường hợp khác. Nghĩa là trong một số trường hợp pháp luật có quy định thì bản sao không có giá trị pháp lý thay cho bản chính.

4. Về thẩm quyền chứng thực:

Quy định rõ hơn thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cũng như UBND cấp xã, cụ thể:

a) Đối với Phòng Tư pháp:

Bổ sung thêm quy định về chứng thực các văn bản do cơ quan của Việt Nam liên kết với cơ quan nước ngoài cấp, trước đây Nghị định 79 và văn bản hướng dẫn thi hành không quy định dẫn đến không xác định rõ thẩm quyền giữa Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.

Bổ sung thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản không hạn chế giá trị tài sản (trước đây bị giới hạn dưới 50 triệu) và thẩm quyền chứng thực là Trưởng, Phó Phòng Tư pháp. Trước đây thẩm quyền chứng thực hợp đồng là của UBND cấp huyện.

Bổ sung quy định chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Riêng đối với chứng thực hợp đồng nhà ở tại đô thị thì UBND cấp huyện được chứng thực đến hết ngày 30/6/2015.

b) Đối với UBND xã, phường

Nghị định 23 quy định rõ được thẩm quyền chứng thực bản sao các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Quy định này sẽ tạo điều kiện cho UBND xã, phường chứng thực các văn bản song ngữ, các giấy tờ có tiếng nước ngoài mà do cơ quan Việt Nam cấp. Trước đây các văn bản này do Phòng Tư pháp thực hiện.

Bổ sung thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản không hạn chế về giá trị; được chứng thực các hợp đồng liên quan đến đất đai, nhà ở theo Luật Đất đai, Nhà ở. Trước đây các hợp đồng liên quan đến nhà, đất thì UBND cấp xã không được thực hiện mà giao cho các Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng thực hiện. Quy định mới này phù hợp với Luật Đất đai, nhà ở, bộ luật dân sự và sẽ tạo thuận lợi cho người dân trong việc lựa chọn công chứng hay chứng thực.

Ngoài ra còn được chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản…

c) Đối với các tổ chức hành nghề công chứng:

Chỉ được chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký. Còn đối với bản dịch thì không chứng thực mà công chứng theo Điều 61 của Luật Công chứng 2014.

5. Về địa điểm chứng thực:

Để tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức Nghị định 23 đã mở rộng địa điểm chứng thực. Thay vì chỉ chứng thực tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực như trước đây, lần này có thể chứng thực ngoài trụ sở cơ quan trong một số trường hợp như người già yếu, người đang tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc lý do khác.

6. Về lời chứng:

Quy định cụ thể, rõ ràng các lời chứng tương ứng với từng loại chứng thực.

7. Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

a) Chứng thực bản sao từ bản chính:

Nghị định 23 bổ sung quy định đối với trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Quy định này sẽ gây khó khăn cho Phòng Tư pháp cấp huyện, bởi không thể nắm hết được những giấy tờ, văn bản nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

b) Vị trí ghi lời chứng:

Trước đây Nghị định 79 không quy định nên mỗi nơi đóng mỗi kiểu. Để đảm bảo tính thống nhất, lần này Nghị định quy định cụ thể vị trí ghi lời chứng là ở trang cuối.

c) Ghi số chứng thực:

Nghị định quy định mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Trước đây Nghị định 79 không quy định.

d) Về thời hạn chứng thực:

Giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ, trường hợp nhiều thì có thể kéo dài hơn 2 ngày. Trước đây thời hạn tối đa là 2 ngày.

e) Các trường hợp không được chứng thực bản sao:

Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng và bổ sung một số trường hợp không được chứng thực bản sao như: Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự .  

   8. Về chứng thực chữ ký

+ Theo Nghị định 79 thì người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Tuy nhiên quy định này không khả thi khi thực hiện cơ chế một cửa, người có thẩm quyền chứng thực thường không có mặt tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Để khắc phục thì Nghị định 23 quy định: Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

+ Nghị định cũng bổ sung thêm quy định chứng thực sơ yếu lý lịch, các văn bản, giấy tờ do cá nhân tự lập; chứng thực giấy ủy quyền trong trường hợp không có thù lao. Quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký như: Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức, làm chủ được hành vi; chứng minh nhân dân, hộ chiếu không còn giá trị sử dung hoặc giả mạo; giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch.

9. Về chứng thực chữ ký của người dịch

+ Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch: Nghị định mở rộng điều kiện của người dịch, đó là đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

+ Cộng tác viên dịch thuật: Nghị định 79 và văn bản hướng dẫn thi hành không bắt buộc phải Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên. Nghị định 23 bắt buộc Phòng Tư pháp phải lập danh sách cộng tác viên, được Sở Tư pháp phê duyệt, phải có hợp đồng thì những người này mới được dịch thuật. Trừ trường hợp dịch giấy tờ cho mục đích cá nhân  thì không bắt buộc phải là cộng tác viên.

+ Các giấy tờ văn bản không được dịch

(Xem những điểm mới của Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Nghị định 79 không quy định các giấy tờ, văn bản không được dịch nên trong quá trình chứng thực rất nhiều trường hợp các giấy tờ được dịch chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc có nội dung trái đạo đức…nhưng Phòng Tư pháp không có cơ sở để từ chối. Nghị định 23 quy định cụ thể các giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký của người dịch:  Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch; Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự …

 Phương Thảo