Sao y bản chính cần quy định cụ thể thẩm quyền ký

Sao y bản chính, trích sao, sao lục được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 110, cụ thể như sau:

Sao y bản chính là gì?

1. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

2. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

3. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao ybản chính và trình bày theo thể thức quy định.

(Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước)

Nghị định 110, Nghị định 09 chỉ quy định chung về thể thức bản sao gồm có : Tên cơ quan tổ chức sao văn bản, họ tên, chức vụ người ký…Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng chỉ quy định về kỹ thuật trình bày bản sao cũng chỉ quy định về vị trí ghi tên cơ quan tổ chức sao văn bản, họ tên, chức vụ người ký bản sao….

 THÔNG TƯ

………………………………… 

…………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………….. ./.

Ghi chú:

(1) Hình thức sao: sao ybản chính, trích sao hoặc sao lục.

(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.

(3) Số bản sao.

(4) Ký hiệu bản sao.

(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

(6) Địa danh.

(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao

Cơ quan nào được ký bản sao từ bản chính

Các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên không quy định cụ thể cơ quan nào được ký bản sao y bản chính, bản sao trích lục, bản sao lục. Một số ý kiến cho rằng cơ quan phát hành văn bản hoặc văn phòng của cơ quan, tổ chức nhận văn bản mới có quyền ký bản sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục còn các cơ quan khác không có thẩm quyền ký. Và thực tế đang diễn ra như vậy, hầu như chỉ cơ quan Văn phòng mới ký bản sao y .

Người đứng đầu cơ quan quyết định

Các bất cập trên đến ngày 05/3/2020, ngày Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực thi hành, thay thế cho Nghị định 110 và Nghị định 09 đã quy định cụ thể thẩm quyền ký bản sao y trích sao, sao lục.

(Những điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

Cụ thể tại Điều 10 Nghị định 30 quy định thẩm quyền sao văn bản như sau:

“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.”

Phương Thảo