Chuyên trang tư vấn pháp luật trực tuyến, tài liệu thi công chức, viên chức
Theo Quyết định số 4339/QĐ-UBND ngày 11/11/2015 của UBND tỉnh Quảng Nam ban hành quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thay thế Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03/10/2014 thì:
A. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa được thực hiện như sau:
Nộp và tiếp nhận hồ sơ
a) Cá nhân, tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua đường bưu chính (ghi rõ nơi nhận là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan) hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng Internet (đối với các thủ tục đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thực hiện trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên).
b) Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để cá nhân, tổ chức đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu theo Phụ lục I), gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải trên Trang/Cổng thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được nộp qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên). Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.
c) Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả (Phụ lục số I) hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có).
d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức chuyển hồ sơ cho bộ phận chuyên môn thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
Đối với các hồ sơ không thuộc trường hợp trên, công chức giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu tại Phụ lục số I) có đầy đủ thông tin trực tiếp cho người nộp hồ sơ; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải lên Cổng/Trang thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên).
Luân chuyển hồ sơ
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức; công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn liên quan ngay trong buổi làm việc, lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ kèm theo hoặc nhập thông tin trên Phần mềm một cửa điện tử ( Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ tại Phụ lục I kèm theo Quy định này). Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng, bộ phận (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.
b) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi trả kết quả cho cá nhân, tổ chức;
c) Tùy vào điều kiện cụ thể, các cơ quan quy định việc tạo lập hồ sơ điện tử để lưu chuyển và xử lý, giải quyết trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình
3. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan giải quyết.
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và thời hạn bổ sung (Mẫu số 05 tại Phụ lục I). Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực hiện trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ, trừ trường hợp hồ sơ bổ sung khác cơ bản với hồ sơ lần đầu cần phải thẩm tra, xác minh lại.
c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ phải tham mưu lãnh đạo cơ quan văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định tại Quyết định số 2031/QĐ-UBND ngày 08/6/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời Thông báo hẹn lại ngày trả kết quả (mẫu số 06 Phụ lục I), chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho cá nhân, tổ chức.
4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức như sau:
a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua dịch vụ bưu chính (nếu cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính), trả kết quả trực tuyến qua mạng Internet theo quy định (nếu thủ tục đã áp dụng trực tuyến mức độ 4 trở lên).
b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, gửi văn bản xin lỗi của đơn vị (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ).
Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn đã thụ lý trước đó khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.
c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật;
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Liên hệ, chuyển văn bản xin lỗi trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết quả đã ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
e) Trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tuyến qua mạng Internet (dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 trở lên), việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện thông qua các công cụ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hiện hành của pháp luật.
B. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông
- Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ để xử lý và trả kết quả giải quyết hồ sơ được thực hiện như quy trình một cửa.
- Việc phối hợp giải quyết hồ sơ giữa cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức (sau đây gọi chung là cơ quan chủ trì) với các cơ quan có liên quan thực hiện như sau:
Liên thông thủ tục hành chính
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn tham mưu lãnh đạo cơ quan chủ trì xử lý như sau:
Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là ý kiến, thông tin phục vụ việc thẩm định, quyết định của cơ quan chủ trì thì gửi văn bản để lấy ý kiến.
Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan chủ trì gửi văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ, thông tin, dữ liệu cho cơ quan phối hợp để thẩm định, giải quyết theo quy định.
b) Đối với trường hợp tham gia ý kiến để phục vụ thẩm định của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp không trả lời hoặc trả lời quá thời hạn quy định thì được xem là đồng ý với nội dung hồ sơ. Hết thời hạn phối hợp, cơ quan chủ trì quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định. Cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm về nội dung thuộc trách nhiệm của mình.
c) Nếu kết quả phối hợp là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm xem xét, giải quyết, gửi kết quả cho cơ quan chủ trì trong thời hạn quy định.
d) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan phối hợp đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ quy định cho cơ quan mình. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ) và đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan phối hợp.
Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì thẩm định khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.
đ) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, gửi cơ quan chủ trì để thông báo và trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Thời hạn cơ quan phối hợp gửi thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;
e) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan phối hợp phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau, gửi cơ quan chủ trì trước thời hạn trả kết quả ít nhất 01 ngày. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;
g) Sau khi nhận được văn bản trả lời, kết quả giải quyết từ cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định, quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định, chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
h) Công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì tham mưu thẩm định hồ sơ có trách nhiệm thực hiện, theo dõi, kiểm soát các bước công việc tại điểm a, b, c, d, đ, e, g khoản này để bảo đảm thời hạn trả kết quả.
Ngoài ra quyết định cũng quy định cụ thể về diện tích phòng làm việc, trách nhiệm của cán bộ công chức bộ phận 1 cửa, trách nhiệm của các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, xã…
Phương Thảo
