Chuyên trang tư vấn pháp luật trực tuyến, tài liệu thi công chức, viên chức
Nhiều bạn đọc đề nghị trangtinphapluat.com cho biết hiện nay pháp luật quy định về sử dụng hình thức văn bản hành chính như thế nào?, khi nào sử dụng Công văn, khi nào sử dụng Tờ trình, Thông báo, quyết định…
1. Quy định về hình thức văn bản hành chính của Nhà nước
Qua tìm hiểu của trangtinphapluat.com văn bản đầu tiên quy định về soạn thảo văn bản hành chính là:
1.1. Nghị định 142-CP năm 1963 ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành, tại Điều 1 có quy định:
(Xem thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất)
“Công văn, giấy tờ của các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết.“.
1.2. Và đến năm 2004 thì Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và đến năm 2010 thì ban hành Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110 về công tác văn thư.
Có 31 loại văn bản hành chính
Theo Nghị định 110 và Nghị định 09 thì văn bản hành chính gồm:
“Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công”.
1.3. Và đến năm 2005 thì Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính với 22 loại văn bản như: Quyết định, Nghị quyết,Thông báo, Tờ trình, Công văn…
1.4. Đến năm 2011 thì Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, theo đó đã quy định 32 loại văn bản hành chính, quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Chưa hướng dẫn khi nào sử dụng Công văn, Tờ trình
1.5. Đến năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP và ngày 16/4/2020, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01/2020/TT-BNV bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật, bãi bỏ Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Theo đó, từ ngày 05/3/2020 đã hợp nhất các nghị định về công tác văn thư và hướng dẫn thể thứ ,kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vào chung một văn bản.
29 loại văn bản hành chính
Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30 quy định:
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Và tại Điều 7 quy định Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
(Quy định về phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong cơ quan nhà nước)
Tóm lại, từ Nghị định 142-CP năm 1963 đến Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì chỉ đề cập đến hình thức văn bản hành chính gồm: Tờ trình, Công văn, Thông báo, Quyết định…Không có văn bản nào định nghĩa thể nào là Tờ trình, thế nào là Công văn và trường hợp nào thì dùng loại văn bản nào dẫn đến áp dụng không thống nhất trong việc sử dụng tờ trình, công văn. Thông thường văn bản cấp dưới gửi cấp trên thì sử dụng tờ trình, còn văn bản giữa các cơ quan đồng cấp hoặc nội dung mang tính chất trao đổi công việc thì sử dụng Công văn.
2. Quy định về hình thức văn bản hành chính của Đảng
Theo quy định 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng thì quy định cụ thể về từng loại văn bản như sau:
16 văn bản hành chính của Đảng
+ Nghị quyết: Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
+ Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
+ Chỉ thị: Chỉ thị là văn bản dùng để : Chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
+ Kết luận: Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.
Hướng dẫn cụ thể từng hình thức văn bản
+ Quy chế: Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
+ Quy định: Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.
+ Hướng dẫn: Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan đảng cấp trên.
+ Thông báo: Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
+ Thông cáo: Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.
Báo cáo là một trong loại văn bản sử dụng nhiều
+ Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.
+ Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
+ Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Phương án: Phương án là văn bản trình bày các cách thức hành động tối ưu để thực hiện nhiệm vụ công tác nhất định của cơ quan, tổ chức.
Khi nào sử dụng công văn, tờ trình
+ Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
+ Công văn: Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
+ Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
Như vậy, trong khi các cơ quan của Đảng được hướng dẫn cụ thể việc sử dụng từng loại văn bản hành chính thì bên Nhà nước hiện nay chưa có quy định cụ thể hướng dẫn từng loại văn bản hành chính. Chính vì vậy, trong quá trình tham mưu văn bản thì các bạn nên vận dụng hướng dẫn của bên Đảng để xác định từng loại văn bản hành chính khi tham mưu cho phù hợp với nội dung, mục đích ban hành văn bản.
Trên đây là tổng hợp của trangtinphapluat.com liên quan đến các quy định về sử dụng hình thức văn bản hành chính trong cơ quan hành chinh nhà nước và bên Đảng. Rất mong nhận được ý kiến trao đổi của bạn đọc.
Quốc Huy
