Cấp phó phụ trách ghi chức vụ thế nào cho đúng pháp luật

Thời gian qua có một số văn bản do cơ quan nhà nước phát hành, tại phần chức vụ người ký có ghi PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG PHỤ TRÁCH, PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHỤ TRÁCH…Nhiều người thắc mắc ghi như vậy có đúng hay không?, trangtinphapluat.com trả lời để bạn đọc như sau:

Quy định về ghi chức vụ trong văn bản

1. Theo Điểm b Khoản 1 Điều 12 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (đã hết hiệu lực ngày 15/6/2020 do bị bãi bỏ bởi Thông tư 01/2020/TT-BNV bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật) thì:

Ghi chức vụ chính thức

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.

Không ghi chức danh Phó phụ trách

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

(Hướng dẫn Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020)

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

Ghi cấp phó ký thay cấp trưởng

2. Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư) thì việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

(Những điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

Cũng tại điểm b mục 7 Phụ lục I hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Ghi phó phụ trách là sai

Như vậy, việc các cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản ghi tên chức vụ người ký là PHÓ PHỤ TRÁCH, PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC hoặc chỉ ghi Phó Giám đốc, Phó Trưởng phòng ký là không đúng quy định mà phải ghi theo đúng hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể như Phó Giám đốc phụ trách hay Phó Trưởng phòng phụ trách đều ghi:

Đối với các văn bản bên Đảng thì có sự khác biệt so với bên Nhà nước. Theo Hướng dẫn Số: 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thì trường hợp  Khi chưa bổ nhiệm cấp trưởng thì cấp phó đề ký trực tiếp, không đề ký thay cấp trưởng.

Ví dụ: Phó trưởng ban phụ trách ký

PHÓ TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên

Video hướng dẫn cách trình bày văn bản khi cấp Phó phụ trách ký văn bản

phương thảo