Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước?

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước có nhiều hình thức sao văn bản như: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mỗi hình thức sao van bản quy định về thẩm quyền, trình tự và thể thức khác nhau.

1. Bản sao y bản chính, Bản trích sao, Bản sao lục

1.1. Về khái niệm

Theo quy định tại   Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư thì:

– “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định..

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

– “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

(Tổng hợp những điểm mới của Nghị định 30 về công tác văn thư)

1.2. Các hình thức bản sao

Theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì các hình thức bản sao như sau:

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

1.3.Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính

(Sao y bản chính cần quy định cụ thể thẩm quyền ký)

1.4.Thẩm quyền sao văn bản

Theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Sao từ sổ gốc

2.1. Về khái niệm

Theo quy định tại Điều 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch thì:

– Cấp bản sao từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

– Sổ gốc: là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2.2.Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Theo Điều 4 của Nghị định 23 thì thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

– Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

2.3. Hình thức cấp bản sao từ sổ gốc

Theo khoản 2 Điều 17 nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

3. Chứng thực bản sao từ bản chính

3.1. Về khái niệm

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2, ĐIều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3.2. Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

So với các hình thức sao y bản chính, trích sao, sao lục, sao từ sổ gốc thì hình thức sao y bản chính có sự khác biệt cơ bản về thẩm quyền.

Các hình thức sao y bản chính, trích sao, sao lục thì thẩm quyền cấp là cơ quan có bản chính. Còn sao từ sổ gốc thì phạm vi hẹp hơn, chỉ cơ quan nào có sổ gốc mới được sao. Còn riêng với chứng thực bản sao từ bản chính thì chỉ có cơ quan được quy định cụ thể tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP mới có thẩm quyền chứng thực như: Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Tổ chức hành nghề công chứng. 3 cơ quan này mới có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

(Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng toàn bộ hay một phần văn bản?)

Như vậy, có tổng cộng 5 hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mặc dù thẩm quyền, hình thức, thủ tục sao có khác nhau nhưng điểm chung của các hình thức bản sao này là đều có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các giao dịch.

4. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, có hiệu lực từ ngày 22/5/2020 thì chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: Là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính

Phương Thảo