Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng toàn bộ hay một phần văn bản?

Nhiều bạn đọc đề nghị trangtinphapluat.com cho biết trong trường hợp chứng thực bản sao  sổ hộ khẩu, hộ chiếu hoặc các tài liệu khác gồm nhiều trang nhưng người yêu cầu chứng thực chỉ photo những trang cần chứng thực chứ không photo hết tài liệu, văn bản hoặc không photo những trang không có thông tin hoặc chưa điền thông tin thì cơ quan nhà nước có chứng thực hay không?

Chứng thực bản sao từ bản chính

Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định: “Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”.

Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

(Văn bản chỉ có dấu treo có được chứng thực bảo sao?)

Tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực bản sao từ bảnchính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

Như vậy, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao phải bảo đảm đầy đủ, chính xác như bản chính thì mới có giá trị sử dụng thay thế bản chính. Do đó, nếu chỉ chứng thực những trang mà người có nhu cầu sử dụng yêu cầu thì sẽ không bảo đảm được giá trị sử dụng thay thế cho bản chính.

Ngoài ra, nếu chỉ chứng thực những trang mà người có nhu cầu sử dụng yêu cầu thì sẽ không thể xác định được chính xác những bản chính đó có thuộc trường hợp không được chứng thực bản sao  hay không.

Chỉ chứng thực những trang đã có thông tin

Mặc dù Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định chung là bản sao phải giống với bản chính và có giá trị thay bản chính, không đề cập đến trường hợp văn bản, tài liệu đó chưa có thông tin thì có buộc phải photo để chứng thực bản sao hay không?

 Điều 7 của Thông tư 20/2015/TT-BTP  quy định chi tiết một số điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Ví dụ: khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin liên quan đến các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu.

Và theo Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP  quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực 20/4/2020 thay thế cho Thông tư 20/2015/TT-BTP) thì: Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

Như vậy, theo Thông tư 20/2015/NĐ-CP trước đây và Thông tư 01/2020/TT_BTP hiện nay đang hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đối với chứng thực bản sao những tài liệu, văn bản có nhiều trang thì chỉ cần photo những trang đã có thông tin để chứng thực còn những trang chưa có thông tin thì không buộc phải photo để chứng thực. Và người  chứng thực phải chứng tất cả những trang đã có thông tin chứ không được chứng một số trang theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực.

(Những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao)

Rubi