Trang chủ / HỎI ĐÁP PHÁP LUẬT / Văn bản chỉ có dấu treo có được chứng thực bảo sao?

Văn bản chỉ có dấu treo có được chứng thực bảo sao?

 Văn bản của cơ quan nhà nước chỉ có dấu treo hoặc dấu giáp lai hoặc không có dấu chỉ có chữ ký có chứng thực được không?

Trangtinphapluat.com trả lời như sau:

* Về văn bản chỉ có dấu treo

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì giấy tở làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

(Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng toàn bộ hay một phần văn bản?)

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Và theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư  thì văn bản phát hành đi phải:

Quy định đóng dấu treo trong văn bản
Quy định đóng dấu treo trong văn bản

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Như vậy, văn bản phát hành đi phải có chữ ký và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì văn bản có chữ  ký của người có thẩm quyền nhưng người đó lại không đại diện cho cơ quan nên không đóng dấu mà chỉ đóng dấu treo và văn bản này được xem là bản chính và được chứng thực theo Nghị định 23, cụ thể:

Văn bản phát hành phải có chữ ký
Văn bản phát hành phải có chữ ký

–  Theo Khoản 3 Điều 31 Nghị định 128/2008/NĐ-CP hướng dẫn pháp lệnh xử lý vi phạm hành chình 2002 thì: Đối với quyết định xử phạt của những người có thẩm quyền xử phạt mà không có quyền đóng dấu trực tiếp thì quyết định xử phạt được đóng dấu cơ quan của người ra quyết định xử phạt vào góc trái tại phần trên cùng của quyết định, nơi ghi tên cơ quan xử phạt và số, ký hiệu của quyết định xử phạt.

– Theo Khoản 4 Điều 5 của Nghị định 81/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính thì : Văn bản giao quyền quy định tại Điều 54, Khoản 2 Điều 87 và Khoản 2 Điều 123 Luật xử lý vi phạm hành chính phải xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn giao quyền; văn bản giao quyền phải đánh số, ghi rõ ngày, tháng, năm, ký và đóng dấu; trường hợp cơ quan, đơn vị của người giao quyền không được sử dụng dấu riêng, thì đóng dấu treo của cơ quan cấp trên.

* Văn bản chỉ có dấu giáp lai, có chữ ký

Theo như phân tích ở trên thì văn bản phải có chữ ký, có dấu, văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai, hoặc có phụ lục đính kèm thì phải đóng dấu giáp lai, do đó văn bản chỉ có dấu giáp lai mà không đính kèm theo văn bản chính, cũng như văn bản chỉ có chữ ký và quên (chưa) đóng dấu thì không được xem là bản chính để chứng thực (trừ một số văn bản của nước ngoài chỉ có chữ ký hoặc đóng dấu thì vẫn chứng thực).

Nguyễn Quốc Sử

Tác giả Nguyễn Quốc Sử

Blog chia sẻ thông tin pháp luật - Tư vấn pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, đất đai, xây dựng; tư vấn lĩnh vực dân sự, hôn nhân gia đình... - Quảng cáo trực tuyến: Textlink, bài viết quảng cáo... Liên hệ: kesitinh355@gmail.com. Điện thoại: 0935634572

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *