Chuyên trang tư vấn pháp luật trực tuyến, tài liệu thi công chức, viên chức
Nhiều bạn đọc thắc mắc: Một số loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…Khi các giấy tờ trên hết hạn sử dụng thì có được chứng thực bản sao hay không?
Trang tin pháp luật trả lời như sau (mang tính tham khảo)
1. Các loại giấy tờ không được chứng thực bản sao
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định:
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, như sau:
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
(Điểm mới của Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực)
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Giấy tờ hết hạn vẫn được chứng thực
Căn cứ vào quy định trên thì các loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng, khi hết hạn sử dụng vẫn được dùng để chứng thực bản sao.
Và theo quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người thực hiện chứng thực không được từ chối chứng thực trường hợp văn bản, giấy tờ hết hạn sử dụng.
Sao từ sổ gốc phải xuất trình Chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn hạn
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc thực hiện như sau: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
3. Giấy tờ hết hạn không chứng thực chữ ký, hợp đồng
Đối với các giấy tờ có quy định về thời hạn thì người có thẩm quyền chứng thực không có lý do để từ chối chứng thực bản sao đúng với bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, đối với các yêu cầu chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng thì bắt buộc các loại giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân, hộ chiếu) phải còn giá trị sử dụng mới được chứng thực (Khoản 2 điều 25, điểm a Khoản 2 Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP), cụ thể:
Điều 25. Trường hợp không được chứng thực chữ ký
1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
Điều 31. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
Tóm lại, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đối với chứng thực bản sao từ bản chính thì giấy tờ, văn bản hết giá trị vẫn được chứng thực. Đối với các hình thức chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch, sao từ sổ gốc thì giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu) phải còn giá trị sử dụng mới thực hiện được yêu cầu chứng thực.
Phương Thảo
