Hướng dẫn thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Trangtinphapluat.com tổng hợp, giới thiệu những hướng dẫn, giải đáp vướng mắc đối với việc soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nội dung hướng dẫn được trích từ tài liệu Hội nghị triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước.

1. Đề nghị giải thích rõ hơn nội dung “Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử” (khoản 1 Điều 15

Trả lời: Việc lấy số và ký hiệu ban hành văn bản trong 01 năm phải đảm bảo duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Ví dụ: Trong cùng 1 hệ thống số nếu phát hành văn bản  điện tử là số 01 sau đó văn bản tiếp theo là văn bản giấy thì số của văn bản giấy là số 02.
Trong trường hợp phát hành văn bản giấy kèm văn bản điện tử thì số của văn bản giấy trùng với số của văn bản điện tử.

Giải đáp những vướng mắc của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Hướng dẫn những vướng mắc trong soạn thảo văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

2. Nghị định số 30/2020/N -CP căn cứ ban hành Nghị quyết, Quyết định được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng vậy căn cứ ban hành Thông báo,  Tờ trình trình bày như thế nào?

“Căn cứ ban hành văn bản được trình bày  bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng”. Vậy điểm này áp dụng đối với những loại văn bản nào, hay tất cả 29 loại văn bản hành chính?. Cần hướng dẫn cụ thể để tránh sự nhầm lẫn.

(Khi nào sử dụng Tờ trình, Công văn trong văn bản hành chính?)

Trả lời:  Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/N -CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính áp dụng đối với Quyết định và Nghị quyết, Quy định, Quy chế; Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với các văn bản hành chính khác căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng (theo cỡ chữ, kiểu chữ của phần nội dung văn bản).

3. Điểm a, khoản 2, Mục II Phần I Phục lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về tên cơ quan ban hành văn bản. Đề nghị được hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức không có c quan chủ quản trực tiếp? Trường hợp cơ quan xác định hông có cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương có cần ghi tên tỉnh,huyện lên trên tên cơ quan ban hành văn bản

Trả lời: Việc ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn ban được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 2 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/N -CP.
Để xác đị nh cơ quan, tổ chức chủ quản cần căn cứvào văn bản quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Đối với Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân các cấp; Đoàn ại biểu Quốc hội tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương không ghi cơ quanchủ quản.

(Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020)

4. Tại điểm a khoản 4 Mục II Phần I Phụ lục I quy định “… Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đó đóng trụ sở. Theo quy định trên, việc ghi địa danh văn bản gặp lúng túng, chưa thống nhất.

Ví dụ: UBND tỉnh Bình Định và các sở, ban, ngành tỉnh đóng trụ sở ở thành phố QuyNhơn, tỉnh Bình Định thì ghi địa danh là Quy Nhơn hay Bình Định

Trả lời:  Việc ghi địa danh ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 4 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ -CP, cụ thể: Địa danh ghi trên văn bản của các c quan, tổ chức cấp tỉnh đối với các thành phố trực thuộc Trung ương là tên của thành phố trực thuộc Trung ương; các tỉnh là tên tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và các các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn.

5. Nghị định số 30/2020/N -CP: ý cuối cùng của phần căn cứ Theo đề nghị của……..tại sao lại không là Xét đề nghị của………”?

Trả lời: Việc dùng theo đề nghị hay xét đề nghị do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

6. Khoản 3, Điều 13 Nghị định số 30/2020/ND-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải … Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

Đề nghị được hướng dẫn về phạm vi, giới hạn của quy định cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình:. Cụ thể áp dụng cho các trường hợp ủy quyền cho cơ quan trực thuộc: Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Chủ tịch UBND huyện; Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho Chủ tịch UBND xã; Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn vàc quan trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịchUBND huyện ủy quyền cho Thủ trưởng cácc quan chuyên môn và cơ quan trực thuộc UBND huyện; Thủ trưởng các cơ quan cấp tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quan
trực thuộc.

Quy định về ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch
Phân cấp, ủy quyền trong cơ quan nhà nước

Trả lời: Việc ký thừa ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Ngh định số 30/2020/N -CP. Như vậy, trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan,tổ chức ký thừa ủy quyền. Cụ thể: Chủ tịch UBND tỉnh, huyện ủy quyền cho người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND (thành viên UBND cấp tỉnh, cấp huyện) ký thừa ủy quyền. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc và trực thuộc ký thừa ủy quyền.

(Quy định về phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong cơ quan nhà nước)

7. “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệmtrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.”
Như vậy người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có phải ký vào văn bản hay không?Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.
– “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước phápluật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.” Như vậy người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản có phải vào văn bản hay không? Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.

Trả lời: Việc ký tắt, nháy vào văn bản hay không là một trong những giải pháp do người đứng đầu cở quan tổ chức quyết định (theo quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan để cụ thể hoá quy định của pháp luật về tính trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản và người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

(Hướng dẫn cách viết hoa trong văn bản hành chính)

8. Tại Điều 13 về Ký ban hành văn bản quy định về Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng và Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể. Trong đó quy định Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Như vậy đối với các cơ quan làm việc tập thể điển hình nhất là UBND các cấp thì đều phải ký “TM”, không còn Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực tiếp vì không còn quy định như Điều 10 Nghị  định 110/2004/N -CP đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Đề nghị hướng dẫn quy định nêu trên.

Trả lời: Việc ký thay mặt được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị đinh số 30/2020/NĐ-CP. Đối với văn bản của UBND các cấp, việc xác định thẩm quyền ký của UBND hay Chủ tịch UBND căn  cứ vào Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

9. Các báo cáo của UBND cấp huyện gửi cho các sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp xã gửi các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện có cần phải có phần Kính gửi ……… dưới phần tên loại, trích yếu văn bản không.

Trả lời: Việc ghi kính gửi áp dụng đối với Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên điểm b, khoản 9 mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP). Việc xác định cơ quan, tổ chức cấp trên, cấp dưới được căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức bộ máy nhà nước, cơ cấu tổ chức đơn vị.

10. Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

Đề nghị được hướng dẫn Trường hợp viết hoa từ Nhân dân, Nhà nước trong tên cơ  quan, tổ chức; viết hoa sau dấu (:); viết hoa sau dấu chấm phẩy (;); viết tắt ngày tháng năm trong văn bản hành chính.

Trả lời: Các văn bản hành chính quy định về tên cơ quan, tổ chức thực hiện viết hoa đúng theo Phụ lục II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định viết hoa sau dấu (:) và dấu chấm phẩy (;) và viết tắt ngày tháng năm trong văn bản hành chính

11. Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính, trong đó có loại Phiếu báo , xin hỏi trường hợp sử dụng loại văn bản này và mẫu Phiếu báo.

Trả lời: Phiếu báo là 1 trong 29 tên loại văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Phiếu báo được trình bày theo mẫu 1.4. Phụ lục II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Việc sử dụng Phiếu báo do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Phương Thảo

Tác giả Nguyễn Quốc Sử

Dịch vụ: Tư vấn pháp luật, bài giảng pháp luật, Tài liệu thi Công chức, Viên chức, thi nâng ngạch công chức... Liên hệ: kesitinh355@gmail.com. Điện thoại, Zalo: 0935634572

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *