Tổng hợp quy định về đóng dấu vào văn bản và những vướng mắc

Trangtinphapluat.com tổng hợp và giới thiệu các bạn về các quy định liên quan đến đóng dấu vào văn bản như: Văn bản nào phải đóng dấu, vị trí đóng dấu văn bản, trường hợp nào đóng dấu treo, trường hơp nào đóng dấu giáp lai…và một số vướng mắc phát sinh từ thực tiễn.

1. Quy định về quản lý, sử dụng con dấu

Con dấu phải do văn thư giữ và đóng dấu

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư (đã được thay thế bới Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư từ ngày 05/3/2020) thì: Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

– Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

– Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

– Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

– Không được đóng dấu khống chỉ.

Văn bản phát hành đi phải được đóng dấu

 Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

– Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

(Hướng dẫn Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020)

– Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2. Quy định về đóng dấu giáp lai

– Theo Nghị định 110 thì: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

 Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

– Theo quy định tại Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (hết hiệu lực 15/6/2020) thì:

+ Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

– Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

3. Một số vướng mắc trong thực tiễn

– Trường hợp được ký văn bản nhưng không được đóng dấu

-Trong một số trường hợp cơ quan phát hành văn bản không được sử dụng con dấu riêng thì việc đóng dấu vào văn bản được thực hiện như thế nào? chẳng hạn như trong xử phạt vi phạm hành chính thì chiến sĩ Công an nhân dân có thẩm quyền xử phạt đến 500 nghìn theo khoản 1 Điều 39 Luật xử lý vi phạm hành chính. Trường hợp này khi xử phạt vi phạm hành chính thì có đóng dấu hay không? đóng dấu như thế nào thì Luật Xử lý vi phạm hành chính không quy định.

Trước đây, theo Nghị định 128/2008/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh xử phạt vi phạm hành chính thì có hướng dẫn về đóng dấu trong quyết định xử phạt trường hợp người xử phạt không được đóng dấu, cụ thể: Đối với quyết định xử phạt của những người có thẩm quyền xử phạt mà không có quyền đóng dấu trực tiếp thì quyết định xử phạt được đóng dấu cơ quan của người ra quyết định xử phạt vào góc trái tại phần trên cùng của quyết định, nơi ghi tên cơ quan xử phạt và số, ký hiệu của quyết định xử phạt.

– Đóng dấu giáp lai và ảnh

Trong thực tiễn hoạt động chứng thực sơ yếu lý lịch, hồ sơ xin việc của công dân thì có việc công dân yêu cầu cơ quan nhà nước  đóng dấu giáp lai ảnh vào sơ yếu lý lịch để xin việc. Tuy nhiên, pháp luật chứng thực hiện nay không có quy định việc đóng dấu giáp lai ảnh.

Cụ thể theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định thủ tục chứng thực chữ ký thì

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

+ Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Như vậy, Nghị định 23 chỉ quy định về đóng dấu vào chữ ký của người thực hiện chứng thực, đóng dấu giáp lai vào văn bản và đóng dấu khi sửa chữa văn bản, không quy định về đóng dấu vào ảnh của người khai trong sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, thực tiễn các cơ quan nhà nước đều đóng dấu vào ảnh để xác thực việc người đề nghị xác nhận sơ yếu lý lịch và ảnh trong sơ yếu lý lịch là 1 người và cũng tạo điều kiện để công dân thực hiện các giao dịch liên quan đến sơ yếu lý lịch.

Trên đây là các quy định về quản lý, sử dụng con dấu và đóng dấu vào văn bản. Rất mong nhận được ý kiến tham gia của bạn đọc. Ý kiến vui lòng ghi ở mục bình luận bên dưới bài viết.

Quốc Huy