Vướng mắc trong thủ tục xác nhận quan hệ nhân thân

Hiện nay nhiều địa phương đang lúng túng trong việc xác nhận quan hệ nhân thân theo yêu cầu của cá nhân như: xác nhận quan hệ cha mẹ con, xác nhận 2 người là anh, em (chị, em), xác nhận giấy cam đoan chưa đăng ký kết hôn với ai, xác nhận một người đã chết…Một số nơi thì UBND cấp xã xác nhận theo nội dung yêu cầu của công dân là đúng nhưng cũng có nơi chỉ chứng thực chữ ký chứ không xác nhận nội dung người khai là đúng đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện giao dịch của người dân.

Vậy, pháp luật quy định như thế nào về việc xác nhận quan hệ nhân thân (quan hệ vợ, chống; quan hệ cha mẹ con, quan hệ anh/chị/em; giấy cam đoan chưa đăng ký kết hôn với ai…).

Quy định về xác nhận nhân thân

+ Về thẩm quyền chứng thực cũng như các nội dung, giấy tờ không được chứng thực của UBND cấp xã được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (kể cả văn bản bằng tiếng nước ngoài).

Các trường hợp không chứng thực chữ ký theo Khoản 3 Điều 25 và Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP gồm: Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

• Giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng; anh, chị em ruột, cha mẹ con

+ Theo điểm đ khoản 1 Điều 6 Thông tư 35/2014/TT-BCA  của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Cư trú và Nghị định số 31/2014/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú, thì đối với hồ sơ đăng ký thường trú:

“Trường hợp có quan hệ gia đình là ông, bà nội, ngoại, cha, mẹ, vợ, chồng, con và anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột, cháu ruột chuyển đến ở với nhau; người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc còn cha, mẹ nhưng cha, mẹ không có khả năng nuôi dưỡng, người khuyết tật mất khả năng lao động, người bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi về ở với người giám hộ thì không phải xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây viết gọn là Ủy ban nhân dân cấp xã) về mối quan hệ nêu trên.“.

Như vậy, hiện nay trên lĩnh vực chứng thực chỉ có Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã đối với các giấy tờ cá nhân như chứng thực chữ ký, chứng thực lý lịch cá nhân, không quy định về xác nhận mối quan hệ nhân thân.

Còn trên lĩnh vực hộ khẩu thì trường hợp đăng ký hộ khẩu thường trú mà không có giấy tờ chứng minh mối quan hệ ông, bà, cha, mẹ, cháu…thì phải có xác nhận của UBND cấp xã về mối quan hệ đó (Thông tư 35/2014/TT-BCA)

Không thực hiện chứng thực chữ ký

Theo hướng dẫn tại mục 3 Công văn 842/HTQTCT-HT ngày 26/5/2016 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thì “Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, Phòng Công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: Cam đoan chưa kết hôn với ai (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh…

(Quy định về xác nhận của UBND cấp xã quá nhiều rủi ro)

Mặc dù những giấy tờ này không thuộc quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”…Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan thực hiện chứng thực, trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong những giấy tờ có nội dung như trên thì đề nghị thực hiện theo quy định của pháp luật hộ tịch; không chứng thực chữ ký trong các giấy tờ có nội dung như trên“.

Theo Công văn số 860/HTQTCT-HT ngày 07/10/2021 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch thì: Sau khi xem xét Giấy xác nhận hàng thừa kế của bà Nguyễn Thị Huệ, Tờ khai hàng thừa kế của bà Phạm Thị Xí, Giấy cam đoan những người đồng thừa kế của bà Đoàn Thị Cẩm Nhung, Cục Hộ tịch, quốc tịch chứng thực thấy rằng Giấy cam đoan những người đồng thừa kế nêu trên có nội dung mà pháp luật hộ tịch quy định cấp loại giấy tờ đó (Ví dụ: chứng minh quan hệ cha con thì có Giấy khai sinh). Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo địa phương hướng dẫn người dân lập lại các giấy tờ nêu trên để bảo đảm đúng quy định pháp luật về chứng thực và pháp luật có liên quan

Tùy từng trường hợp mà áp dụng

+ Trangtinphapluat.com cho rằng, trường hợp công dân yêu cầu xác nhận nhân thân, xác nhận mối quan hệ gia đình mà xuất trình đầy đủ các giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân như (đã có giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng độc thân) thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ giải thích cho công dân không cần phải xác nhận vì các giấy tờ đã thể hiện rõ quan hệ nhân thân. Và pháp luật quy định khi nộp hồ sơ trường hợp không xuất trình được giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân mới cần có xác nhận của UBND cấp xã về mối quan hệ đó.

+ Trường hợp công dân không xuất trình được các loại giấy tờ (Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng độc thân, hộ khẩu) mà yêu cầu xác nhận quan hệ vợ chồng, quan hệ cha mẹ con, tình trạng hôn nhân thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định của Luật Hộ tịch chứ không vận dụng Nghị định 23/2015/NĐ-CP để xác nhận chữ ký. Và đặc biệt lưu ý KHÔNG NÊN xác nhận nội dung là đúng, vì pháp luật không có quy định thủ tục xác nhận nội dung là đúng và việc công nhận các mối quan hệ đó thuộc các thủ tục khác như hộ tịch hoặc tranh chấp dân sự.

+ Trường hợp mà sau khi hướng dẫn thực hiện các thủ tục như đăng ký khai sinh, kết hôn, xác nhận độc thân mà công dân vẫn đề nghị xác nhận mối quan hệ gia đình để thực hiện đăng ký thường trú (không phải để thực hiện các việc khác) thì UBND cấp xã căn cứ Thông tư 35 để xác nhận. Và khi xác nhận thì công dân phải cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh mối quan hệ. Trường hợp mà công dân không xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ nhân thân, quan hệ gia đình thì yêu cầu họ viết cam đoan về nội dung cần xác nhận, giải thích rõ hậu quả pháp lý cho họ về việc cam đoan sai sự thật. Trên cơ sở giấy cam đoan thì UBND cấp xã xác nhận chữ ký để họ làm thủ tục đăng ký thường trú.

(Hướng dẫn thủ tục xác nhận sơ yếu lý lịch xin việc)

Rất mong nhận được ý kiến trao đổi của bạn đọc về việc công dân yêu cầu UBND cấp xã xác nhận nhân thân để thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan. Ý kiến vui lòng để lại ở mục bình luận bên dưới.

Rubi