Giấy tờ nào được xem là hợp lệ để đăng ký lại khai sinh

Nhiều bạn đọc gửi câu hỏi tới trangtinphapluat.com đề nghị cho biết những loại giấy tờ nào được xem là hợp lệ để làm căn cứ đăng ký lại khai sinh, nhất là trường hợp một người có nhiều giấy tờ nhưng nội dung thông tin về họ tên, năm sinh khác nhau thì xử lý như thế nào?

Trangtinphapluat.com trả lời như sau (Mang tính tham khảo)

1. Điều kiện đăng ký lại khai sinh

Theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, thì điều kiện để đăng ký lại khai sinh là: Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.  Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.  Việc đăng ký lại khai sinh  chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, chỉ những trường hợp đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 mà sổ và giấy khai sinh không còn mới được đăng ký lại, còn những trường hợp đăng ký từ 01/01/2016 thì không được đăng ký lại, nếu bị mất giấy khai sinh thì sẽ được cấp trích lục hộ tịch.

2. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm

Theo Khoản 1 Điều 26 Nghị định 123 thì hồ sơ gồm:

– Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

(Hướng dẫn thay đổi, cải chính hộ tịch cho cán bộ, công chức, đảng viên)

Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Giấy tờ hợp lệ để đăng ký lại khai sinh

Và Giấy tờ hợp lệ để xác định trong trường hợp người đăng ký lại khai sinh có nhiều giấy tờ có nội dung khác nhau được quy định tại Khoản 3 Điều 9 Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, gồm: a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; đ) Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì khi đăng ký lại khai sinh, trường hợp người đăng ký lại khai sinh có nhiều giấy tờ hợp lệ khác nhau thì sẽ căn cứ vào giấy tờ đầu tiên được cấp.

(Vướng mắc xác định ngày tháng sinh khi đăng ký lại khai sinh)

Ví dụ: Nguyễn Văn A trong CMND cấp 1991 sinh năm 1975; Sổ hộ khẩu cấp 1995 ghi sinh năm 1979; bằng tốt nghiệp cấp 3 ghi 1979 thì khi đăng ký lại khai sinh phải ghi năm sinh là 1975 theo chứng minh nhân dân vì CMND được xác lập hợp lệ đầu tiên.

Hướng dẫn của Cục Hộ tịch

Theo Công văn số 1268/HTQTCT-HT ngày 07/9/2016 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, chứng thực về việc hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch thì: Trường hợp đăng ký lại khai sinh  chi người không còn bản sao Giấy khai sinh được cấp hợp lệ trước đây, giấy tờ, hồ sơ thông tin cá nhân có nội dung thông tin hộ tịch không thống nhất thì nội dung khai sinh được xác định theo giấy tờ được cấp hợp lệ đầu tiên. Việc xác định giấy tờ nào được cấp đầu tiên căn cứ theo ngày, tháng, năm cấp giấy tờ đó. Trường hợp phối hợp với cơ quan công an xác minh, có được thông tin hợp lệ từ tàng thư lưu trữ của ngành công an thì ngày, tháng, năm thiết lập thông tin trong tàng thư được coi là ngày tháng năm cấp/lập giấy tờ tương ứng , là cơ sở để đối chiếu, xác định giấy tờ cấp hợp lệ đầu tiên làm căn cứ đăng ký lại khai sinh.

(Tải 48 Công văn hướng dẫn nghiệp vụ, hộ tịch tại đây)

Rubi